tumblr hit tracking tool

Organisation

Digital administration av möten

Av Jan Sundström 2013-10-22
Effektivt med digital mötesadministration
Landstinget i Gävleborg anlitade 2010 Agio System och Kompetens AB. Uppdraget handlade om att stegvis implementera systemstödet Formpipe Platina på landstingets samtliga 230 enheter. Sedan dess har patientsäkerheten ökat bl.a. genom säkrare och mer tillgänglig dokumentstyrning, och inte minst en effektivare mötesadministration.

Agio har genomfört implementeringen utifrån landstingets kravbild. Gunnel Brinkman är utredare på Landstinget i Gävleborg och insatt i implementeringen av lösningen för digital mötesadministration som sjösatts under sensommaren.

Meetings-appen installerad

– Implementeringen av digital mötesadministration tar tid och det måste den få göra. Vi började med en pilotgrupp, presidiet i landstingsstyrelsen, under en period och utvärderade detta innan vi gick vidare. Vi hade kontinuerlig kontakt med Agio och FormPipe för att komma tillrätta med allt som kan dyka upp under processen, berättar Gunnel Brinkman och fortsätter:

– I augusti i år fick samtliga ledamöter och ersättare i landstingsstyrelsen sina iPads med Meetings-appen installerad och vi körde igång – på riktigt, berättar Gunnel Brinkman.

Landstingsstyrelsen har haft ”papperslösa” sammanträden under ett par år nu genom att kallelsen skickats till ett så kallat arbetsrum där ledamöterna /ersättarna kan hämta sina handlingar

Hur har möteshanteringen fungerat tidigare?

– Platina som diarie- och ärendehanteringssystem har funnits sedan tidigare i organisationen, men den digitala nämndsadministrationen har vi påbörjat först det senaste året. Landstingsstyrelsen har haft ”papperslösa” sammanträden under ett par år nu genom att kallelsen skickats till ett så kallat arbetsrum där ledamöterna/ersättarna kan hämta sina handlingar. Ipads – och Meetings-appen – kom igång nu under sensommaren.

– Det nya som hänt nu är alltså att kallelsen med handlingar nu finns i iPads, som efter lite ”barnsjukdomar” underlättat hanteringen avsevärt.

Innebär detta förutom effektivisering även en kostnadseffektiv lösning för er?

– På sikt kommer det absolut att medföra en kostnadseffektivisering. På tur står att skicka kallelse även till landstingsfullmäktige via Meetings-appen och det kommer att underlätta vår hantering av kallelser och handlingar avsevärt – både när det gäller kopiering och posthantering.

Jan Sundström, kundansvarig på Agio, håller med Gunnel Brinkman.

– Ja, och jag tror även att digitala stöd för möten kan ge bättre underlag till beslut då mötesdeltagarna på ett enklare sätt kan utbyta åsikter och tankar om beslutsunderlagen med partikollegor inför mötet då handlingarna kan förmedlas digitalt, säger han.

Warning: Unknown: open(/storage/content/65/195165/klienten.se/public_html/files/tmp/sess_942tci6uj959pccf3kbqo4gv63, O_RDWR) failed: File too large (27) in Unknown on line 0 Warning: Unknown: Failed to write session data (files). Please verify that the current setting of session.save_path is correct (/storage/content/65/195165/klienten.se/public_html/files/tmp) in Unknown on line 0